الدرس الخامس عشر: جرد الخزينة

لا تصح المحاسبة بدون الجرد

الجرد لغويا هو العد، الاحصاء، القياس، الوزن

الجرد محاسبيا هو مطابقة الارصدة الدفترية الموجودة في ميزان المراجعة الاول مع الواقع

جرد الصندوق يعني انه يكون الرصيد الدفتري في ميزان المراجعة في نهاية اليوم او نهاية الاسبوع او نهاية الشهر او نهاية السنة مطابق للكاش الموجودة في الصندوق

لا ينفع ان يكون امين الصندوق له علاقة بإدخال العمليات على النظام المحاسبي من اجل ان نحقق عملية الرقابة على الصندوق. يجب ان يكون هناك شخص مدخل البيانات "قسم المبيعات، قسم المشتريات" وشخص اخر تماما يكون امين الصندوق.

عندما امين الصندوق يدفع يجب ان يكون معه ايصال يثبت عملية الدفع، وعندما يقبض يجب ان يكون معه ايصال يثبت عملية القبض.

البوصلة في الجرد هي الواقع وليس الدفاتر المحاسبية، يعني لو زاد المبلغ في الصندوق فانه يجب مراجعة الدفاتر المحاسبية واذا نقص الصندق ايضا يجب مراجعة الدفاتر المحاسبية.


هناك ثلاثة احتمالات عند مطابقة رصيد الصندوق في ميزان المراجعة مع الرصيد الفعلي الموجود في الصندوق

1/ الرصيد الدفتري يساوي الرصيد الفعلي. في هذه الحالة لا يوجد تسويات جردية

2/ الرصيد الدفتري اكبر من الرصيد الفعلي. في هذه الحالة هناك عجز في الصندوق

هناك مرحتلين في هذه الحالة 1/ إثبات العجز من اجل تصحيح الصندوق ويكون القيد كالتالي: من حساب العجز او النقص في الصندوق الى حساب الصندوق. في هذه الحالة الصندوق ضبط، حساب العجز في الصندوق يعتبر مصروف "مدين" 2/ سبب العجز. وهناك اربع احتمالات 2.1. خطأ محاسبي. ممكن مثلا من خلال زيادة صفر في الدفتر اليومية. يتم مراجعة الحركات والتأكد من ان العمليات المحاسبية كلها صحيحة. واذا تم تصحيح الخطأ فانه يتم تصحيح العجز ويتم تصفير حساب العجز بعد تصحيح الخطأ. او خطأ في جرد الصندوق "في عد المبلغ الموجود في الصندوق" 2.2. أمين الصندوق هو صاحب المنشأه، في هذه الحالة يتم تسجيل العجز على حساب المصروفات الشخصية بعد التأكد من عدم وجود اخطاء محاسبية ويكون القيد من حساب المسحوبات الشخصية الى حساب العجز في الصندوق. في هذا القيد تم تصفير حساب العجز 2.3. العجز الطبيعي وهو العجز اللي المنشأه موافقه عليه، يتم اقفال العجز من خلال القيد التالي: من حساب مخلص الدخل الى حساب العجز في الصندوق. يتم احتساب هذا العجز من المصاريف 2.4. أمين الصندوق موظف، وليس هناك خطأ محاسبي، وليس عجز طبيعي. في هذه الحالة يتم فتح حساب ذمة أمين الصندوق، ويتم خصم النقص في الصندوق من راتب أمين الصندوق. القيد: من حساب ذمة امين الصندوق الى حساب العجز في الصندوق. رصيد الذمة يظهر في الميزانية. بعد معرفة سبب العجز يتم تصفير حساب العجز في الصندوق من خلال اما مصروفات شخصية، او ذمة على امين الصندوق او تتحمل الشركة العجز كـ مصروفات

3/ الرصيد الدفتري اقل من الرصيد الفعلي. في هذه الحالة زيادة في الصندوق. او خطوة هي إثبات الزيادة في الصندوق من اجل تصحيح الصندوق ويكون القيد كالتالي: من حساب الصندوق الى حساب الزيادة في الصندوق. في هذه الحالة الصندوق ضبط. ا لزيادة في الصندوق قد تكون زيادة طبيعية (مثلا المبالغ البسيطة او الكسور) او زيادة غير طبيعية وهذا يعني خطأ محاسبي. اذا كانت الزيادة في الصندوق طبيعية فهذا يعتبر ارباح ويكون القيد كالتالي: من حساب الزيادة في الصندوق الى الارباح و الخسائر "مخلص الدخل". واذا كانت الزيادة غير طبيعية فمع تصحيح الخطأ تتصلح الزيادة. الجرد يجب ان يكون في نفس يوم انشاء القوائم المالية.

كل الحسابات الوسيطة او حسابات التسوية تظهر في الميزانية اذا لم يتم اغلاقها "تصفيرها"

ميزان المراجعة والجرد يجب ان يكونو في نفس اليوم

تمرين

بتاريخ 31/12/2020 اظهر ميزان المراجعة ما يلي: صندوق 100000، زبائن 200000 وعند الجرد الفعلي بنفس التأريخ ظهرت الاحتمالات التالية: 1. رصيد الصندوق الفعلي 100000. 2. رصيد الصندوق 90000. 3. رصيد الصندوق 105000. المطلوب اثبات قيود التسويات الجردية اللازمة في ظل المعلومات التالية: 1. العجز في الصندوق سببه امين الصندوق وهو صاحب المنشأه. 2. العجز في الصندوق هو عجز طبيعي. 3.العجز في الصندوق سببه الموظف "امين الصندوق". 4. الزيادة في الصندوق هي زيادة طبيعية.

جرد الصندوق:

1/ الرصيد في الصندوق يساوي الرصيد في الميزان ويساوي 100000، لا يوجد تسويات جردية ويظهر الصندوق الميزانية بـ 10000

2/ رصيد الصندوق الفعلي هو 90000 اقل من الرصيد في الميزان بـ 10000. عجز في الصندوق بـ 10000-- الخطوة الاولى اثبات العجز في الصندوق: 10000 من حساب العجز في الصندوق الى حساب الصندوق. البيان: اثبات العجز في الصندوق

اذا كان العجز طبيعي: 10000 من حساب ملخص الدخل الى حساب العجز في الصندوق. البيان: اثبات العجز كمصروف.

العجز في الصندوق هو امين الصندوق وهو صاحب الشركة: 10000 من حساب المسحوبات الشخصية الى حساب العجز في الصندوق. البيان اثبات العجز

العجز سببه امين الصندوق وهو موظف: 10000 من حساب ذمم مالية "امين الصندوق" الى حساب العجز في الصندوق

3/ رصيد الصندوق الفعلي هو 105000 اكثر من الرصيد في الميزان بـ 5000. زيادة في الصندوق بـ 5000-- الخطوة الاولى اثبات الزيادة: 5000 من حساب الصندوق الى حساب الزيادة في الصندوق. البيان: اثبات الزيادة.

الزيادة طبيعية: 5000 من حساب الزيادة في الصندوق الى حساب مخلص الدخل